Cách quản lý và điều hành một quán cà phê hiệu quả
(CaPheLamDong.net sưu tầm) - Hiện nay, việc mở một quán cà phê không phải là quá khó khăn. Tuy nhiên, để có thể vận hành tốt một quán cà phê đến thành công thì không phải ai cũng biết cách.
– Thu mua hàng hóa: phải tìm đối tác cung cấp hàng hóa uy tín từ đầu vì có chính sách giá cả, giao hàng, chứng từ rõ ràng thuận tiện cho kiểm soát (ví dụ Metro, các nhà phân phối lớn, hoặc tạp hóa lớn …).
– Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định (tài sản khấu hao lớn), tài sản nhỏ.
– Phải có kho hàng để dự trữ, bảo quản và kiểm soát.
– Kiểm kê hàng hóa theo hóa đơn khi nhập hàng và nhập vào File quản lý hoặc phần mềm quản lý (lưu ý khi nhập cần phải cùng đơn vị bán: vd nhập kho là thùng sting nhưng khi nhập vào File quản lý phải theo đơn vị lon).
– Xây dựng File tính cost đồ uống và lên giá thành (ví dụ định lượng 1kg café = 35 ly café).
– Thực hiện theo quy trình tác nghiệp phục vụ – thu ngân – pha chế.
– Dựa trên bảng mô tả công việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát & đánh giá nhân sự thực hiện có đúng quy trình đưa ra không.
– Linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh.
– Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.
– Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng & thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) & trên File quản lý hoặc phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng.
– Tạo ra các danh mục khoản thu/chi tách biệt để có thể quản lý được chi tiết (ví dụ: danh mục chi như: chi lương, chi trái cây, chi café, chi nước ngọt, chi sữa, chi điện/nước …)
– Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.
– Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên File quản lý để đánh giá.
– Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm.
– Báo cáo chi phí: chi tiết theo danh mục chi phí.
– Báo cáo về thất thoát: đổ vỡ, mất mát, hàng hóa hỏng
– Dựa trên các báo cáo để nắm rõ tỷ trọng với doanh thu như nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao…, để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.
Trên đây là các bước cơ bản từ khâu chuẩn bị cho đến hoạt động của một quán cà phê cơ bản. Trên thực tế công việc còn phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nữa.
Để vận hành trơn tru một quán cà phê, có thể kể ra rất nhiều công việc không tên cũng như rất nhiều thứ cần chuẩn bị, tuy nhiên có thể tựu trung trong 3 giai đoạn cơ bản ở trên. Nắm vững và kiểm soát được 3 giai đoạn này sẽ giúp cho công việc kinh doanh quán cà phê của bạn đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều.
Chúc các bạn thành công.
Có thể tựu trung trong 3 giai đoạn và quy trình kinh doanh quán cà phê như sau: Giai đoạn đầu vào, giai đoạn vận hành và giai đoạn kiểm tra, đánh giá.
Giai đoạn đầu vào
– Thu mua hàng hóa: phải tìm đối tác cung cấp hàng hóa uy tín từ đầu vì có chính sách giá cả, giao hàng, chứng từ rõ ràng thuận tiện cho kiểm soát (ví dụ Metro, các nhà phân phối lớn, hoặc tạp hóa lớn …).
– Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định (tài sản khấu hao lớn), tài sản nhỏ.
– Phải có kho hàng để dự trữ, bảo quản và kiểm soát.
– Kiểm kê hàng hóa theo hóa đơn khi nhập hàng và nhập vào File quản lý hoặc phần mềm quản lý (lưu ý khi nhập cần phải cùng đơn vị bán: vd nhập kho là thùng sting nhưng khi nhập vào File quản lý phải theo đơn vị lon).
Giai đoạn vận hành
– Xây dựng File tính cost đồ uống và lên giá thành (ví dụ định lượng 1kg café = 35 ly café).
– Thực hiện theo quy trình tác nghiệp phục vụ – thu ngân – pha chế.
Giai đoạn kiểm soát
Kiểm soát quy trình tác nghiệp
– Dựa trên bảng mô tả công việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát & đánh giá nhân sự thực hiện có đúng quy trình đưa ra không.
– Linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh.
Kiểm soát thu/chi hàng ngày
– Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.
– Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng & thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) & trên File quản lý hoặc phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng.
– Tạo ra các danh mục khoản thu/chi tách biệt để có thể quản lý được chi tiết (ví dụ: danh mục chi như: chi lương, chi trái cây, chi café, chi nước ngọt, chi sữa, chi điện/nước …)
Kiểm soát hàng hóa kho hàng
– Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.
– Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên File quản lý để đánh giá.
Các bảng báo cáo phân tích cần phải nắm
– Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm.
– Báo cáo chi phí: chi tiết theo danh mục chi phí.
– Báo cáo về thất thoát: đổ vỡ, mất mát, hàng hóa hỏng
– Dựa trên các báo cáo để nắm rõ tỷ trọng với doanh thu như nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao…, để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.
Lời kết
Trên đây là các bước cơ bản từ khâu chuẩn bị cho đến hoạt động của một quán cà phê cơ bản. Trên thực tế công việc còn phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nữa.
Để vận hành trơn tru một quán cà phê, có thể kể ra rất nhiều công việc không tên cũng như rất nhiều thứ cần chuẩn bị, tuy nhiên có thể tựu trung trong 3 giai đoạn cơ bản ở trên. Nắm vững và kiểm soát được 3 giai đoạn này sẽ giúp cho công việc kinh doanh quán cà phê của bạn đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều.
Chúc các bạn thành công.
